Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) - Pentadbiran

JABATAN PENTADBIRAN

PENDAHULUAN

Jabatan Pentadbiran berperanan dalam menguruskan hal yang berkaitan perolehan dan penyelenggaraan aset milik FELDA. Kami sentiasa berusaha untuk memastikan setiap pengurusan dilaksanakan berdasarkan amalan tadbir urus baik dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan kerajaan iaitu akauntabiliti awam, diuruskan secara telus, nilai faedah yang terbaik, saingan terbuka dan adil saksama. Untuk memastikan pengurusan yang efektif dan mapan, Jabatan Pentadbiran FELDA dibahagikan kepada dua bahagian utama iaitu Bahagian Perolehan dan Pengurusan & Pentadbiran. Bagi menyokong operasi harian Jabatan, sebanyak tujuh unit diwujudkan yang mempunyai peranan masing-masing iaitu:- a.    Unit Kejuruteraan;
b.    Unit Pertanian;
c.    Unit Bekalan/Perkhidmatan;
d.    Unit Pentadbiran/Tender;
e.    Unit Urus Harta;
f.    Unit Pinjaman Peneroka & Kenderaan Rasmi; dan
g.    Unit Urusan Kewangan.

OBJEKTIF

1.     Perolehan dan Pentadbiran
    a.     Menguruskan perihal kontrak bagi kerja kejuruteraan, pertanian, perkhidmatan dan bekalan mengikut peraturan yang ditetapkan;
    b.     Memastikan perlaksanaan projek disiapkan mengikut jadual dan spesifikasi yang ditetapkan; dan
    c.     Mengeluarkan bayaran dalam tempoh yang dijadualkan serta mengikut syarat yang ditetapkan. 2.     Pengurusan Hartanah
    a.     Mengurus dan menyelenggara bangunan/hartanah FELDA secara berjadual dan memberi pulangan yang optimum; dan
    b.     Memastikan penyewa dibangunan FELDA mematuhi perjanjian penyewaan yang telah dimuktamadkan. 3.     Pengurusan Pinjaman
    a.     Menguruskan hal ehwal pinjaman peneroka dengan segera dan mematuhi peraturan; dan
    b.     Menyediakan pangkalan data yang mempunyai maklumat yang tepat/sahih.

FUNGSI DAN PERANAN

Bil. Ibu Pejabat Wilayah Rancangan
1. Kejuruteraan/Pertanian/Bekalan/Urus Harta
a Menjalankan urusan penyediaan spesifikasi kerja Memaklumkan status permulaan kerja yang hendak dilaksanakan Memastikan kerja-kerja dilaksanakan mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan
b Menguruskan pembukaan dan penutupan tender Memastikan kerja-kerja dilaksanakan mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan Menyelia keseluruhan kerja
c Melaksanakan penilaian tender yang ditutup Melaporkan status kemajuan projek setiap bulan Membantu melaporkan status kemajuan projek setiap bulan
d Menyediakan surat lantikan dan dokumen perjanjian bagi kontrak yang ditawarkan Membantu menyelesaikan permasalahan kontrak ditapak Membantu menyelesaikan permasalahan kontrak ditapak
e Menguruskan pentadbiran kontrak berdasarkan kemajuan sebenar kerja-kerja yang dilaksanakan Membantu memantau kemajuan projek di wilayah dan rancangan Membantu memantau kemajuan projek di rancangan
f Melaksanakan lawatan dan pemantauan projek berdasarkan laporan kemajuan yang dikemukakan oleh Juru Perunding Projek Membantu memantau kemajuan projek di wilayah dan rancangan Membantu memantau kemajuan projek di rancangan
g Memproses tuntutan bayaran bagi setiap kontrak berdasarkan sistem yang digunakan Membantu melaksanakan urusan bayaran Membantu menyediakan tuntutan bayaran projek
h Menyediakan Kira-Kira Akhir bagi kontrak telah selesai Mengesahkan status setiap projek yang telah siap dilaksanakan Mengesahkan status setiap projek yang telah siap dilaksanakan
2. Pentadbiran
a Menjalankan urusan tender ·      Menjalankan aktiviti penjualan Borang Tender ·      Menghantar permohonan ke Ibu Pejabat untuk urusan tender, 3 bulan sebelum perlaksanaan Menghantar permohonan kerja ke wilayah untuk ditender 3 bulan sebelum perlaksanaan
b Menguruskan segala hal berkaitan kenderaan rasmi FELDA Mengurus dan menyelenggara kenderaan-kenderaan rasmi FELDA di Wilayah dan rancangan Menyediakan permohonan penghapusan dan menyelenggara kenderaan untuk kelulusan Wilayah dan Ibu Pejabat
c Menguruskan pembayaran bil-bil utiliti, telefon, fotostat, penerbangan, kad inden dan Touch n Go semua Jabatan Menguruskan pembayaran bil utiliti, telefon, fotostat dan kad minyak Merekodkan pergerakan/perjalanan/penggunaan kenderaan
d Menyediakan laporan-laporan rasmi Jabatan Menyediakan laporan untuk dimajukan kepada Ibu Pejabat Menyediakan maklumat kepada wilayah dan Ibu Pejabat
e Mengurus aktiviti bayaran dan pelepasan Deposit Jaminan kontrak Mengurus aktiviti bayaran dan pelepasan Deposit Jaminan kontrak -
f Menyediakan maklumat dan menguruskan permohonan penghapusan aset ·        Memajukan permohonan penghapusan aset ke Ibu Pejabat ·        Menguruskan penghapusan aset di peringkat wilayah Menyediakan permohonan penghapusan aset rancangan ke wilayah
3. Pinjaman Peneroka
a Menguruskan kelulusan permohonan pinjaman baru bagi pinjaman pembesaran rumah peneroka Menyemak dan memajukan permohonan pinjaman baharu ke Ibu Pejabat Membuat semakan bagi permohonan pinjaman baru yang diterima
b Mengemaskini maklumat pinjaman yang telah diluluskan Menyimpan rekod permohonan mengikut rancangan Menyalurkan maklumat permohonan kepada Ibu Pejabat dan wilayah
c Menyediakan dokumen perjanjian pinjaman Menguruskan pelaksanaan kerja mengikut kelulusan yang dikeluarkan. Membantu Ibu Pejabat dan Wilayah dalam mengemaskini maklumat pinjaman
d Memaklumkan status permohonan kepada pemohon Melaporkan kepada Ibu Pejabat bagi kerja-kerja yang telah selesai dilaksanakan Melaporkan status pelaksanaan kerja yang telah selesai untuk bayaran balik pinjaman
e Membantu menyelesaikan isu-isu berhubung pinjaman di rancangan Memantau kemajuan kerja bagi pinjaman yang diluluskan -
f Memelihara dokumen perjanjian sehingga selesai pembayaran balik pinjaman Menyampaikan dari masa ke semasa maklumat terkini berhubung pinjaman yang ditawarkan Menyimpan dokumen berkaitan peminjam

PROGRAM UTAMA

1.    Melaksanakan Urusan Perolehan FELDA berdasarkan Manual Perolehan FELDA (MPF).
•    Menyediakan kertas syor Jawatankuasa Perolehan mengikut jadual yang ditetapkan.
•    Menguruskan perlaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan FELDA mengikut bilangan yang telah ditetapkan.
•    Penyediaan PO/SPK/Kontrak disediakan dalam tempoh 14 hari selepas kelulusan Jawatankuasa Perolehan.
•    Meningkatkan kefahaman petugas berkaitan proses perolehan melalui bengkel yang bakal dijalankan.
2.    Menguruskan Projek Dana Kerajaan di bawah Peruntukan RMK Ke-11
FELDA yang merupakan sebuah agensi Badan Berkanun di bawah Jabatan Perdana Menteri telah dilantik sebagai Agensi Pelaksana untuk menguruskan peruntukan yang diterima bagi Rancangan Malaysia Kesebelas (RMKe-11) yang bermula pada tahun 2016 sehingga 2020. FELDA bertanggungjawab untuk membuat perancangan projek, menguruskan tender, melantik kontraktor, menyediakan dokumen perjanjian dan memantau pelaksanaan projek daripada awal sehingga selesai.
FELDA telah menerima kelulusan peruntukan bagi melaksanakan Projek Menaik Taraf Sistem Bekalan Air Di Rancangan FELDA Seluruh Negara dan Projek Menaik Taraf Jalan Kampung Di Petempatan FELDA Seluruh Malaysia dengan siling peruntukan masing-masing berjumlah RM500 juta dan RM1 bilion. Bagi tahun 2017 atau Rolling Plan Kedua (RP2), sebanyak RM100 juta diperuntukan untuk  Projek Menaik Taraf Sistem Bekalan Air Di Rancangan FELDA Seluruh Negara manakala sebanyak RM60 juta lagi diperuntukan untuk Projek Menaik Taraf Jalan Kampung Di Petempatan FELDA Seluruh Malaysia.
Projek yang dilaksanakan ini akan memberi kesan jangka panjang kepada
Warga FELDA dalam meningkatkan tahap dan kemampanan kualiti hidup
untuk mereka yang tinggal di rancangan melalui penyediaan infrastruktur dan
kemudahan asas yang baik dan berkesan.
3.    Menguruskan Pinjaman Peneroka.
Sebanyak RM10 Juta diperuntukkan pada tahun 2017 bagi menguruskan permohonan pinjaman pembesaran rumah peneroka. Jabatan mensasarkan sebanyak 600 permohonan baru untuk diproses pada tahun 2017. Walaubagaimanapun, keutamaan akan diberikan berdasarkan kategori rumah yang telah ditetapkan oleh pihak FELDA. Untuk merealisasikan sasaran ini, sebanyak 12 Mesyuarat Pinjaman Pembesaran Rumah Peneroka akan dilaksanakan. Peruntukan ini juga meliputi permohonan pinjaman bagi kes kebakaran dan bencana alam.
4.    Membaik Pulih Kerosakan Kenderaan Rasmi FELDA.
Kerja baik pulih akan dilakukan kepada kenderaan yang prestasinya tidak memuaskan dengan tempoh sasaran tidak lebih daripada 21 hari bekerja dari tarikh laporan diterima. Kerja-kerja baik pulih meliputi minor and major engine overhaul, transmission overhaul, suspension system overhaul, braking system overhaul dan seumpamanya.
5.    Mewujudkan Akaun Pukal Bagi Pembayaran Utiliti (Elektrik & Air)
Sebanyak 156 bil SYABAS dan bil TNB telah dikenalpasti dan diuruskan di peringkat Ibu Pejabat pada setiap bulan. Perbincangan lanjut akan dibuat secara berterusan dengan pihak SYABAS dan TNB pada tahun 2017 bagi mengenalpasti akaun-akaun yang sesuai untuk diwujudkan sebagai akaun pukal. Antara kelebihan sistem pembayaran pukal adalah seperti berikut:
i.    Menjimatkan masa, tenaga, kos dan mengurangkan penggunaan
Baucar bayaran;
ii.    Pemantauan penggunaan utiliti yang lebih berkesan melalui portal
online;
iii.    Dapat mengelakkan surcaj bayaran lewat kerana bil diterima awal
secara online; dan
iv.    Bil utiliti boleh dibayar secara Electronic Fund Transfer.
6.    Unlock Nilai Tanah Dan Nilai Aset Sedia Ada Milikan FELDA
Kedudukan kewangan FELDA diunjurkan terus positif menerusi kutipan sewaan bangunan FELDA yang terletak di seluruh Malaysia. Ruang pejabat atau komersial yang tersedia akan disewakan secara optimum dengan menawarkan kepada pasaran umum bagi memastikan bangunan digunakan secara ekonomi, efektif dan efisien. Selain itu, kajian terhadap kadar sewaan semasa akan dilaksanakan supaya bersesuaian dengan kadar pasaran seterusnya memastikan pulangan kepada FELDA ke atas pelaburan pembinaan bangunan yang dibuat. Jumlah anggaran pendapatan yang disasarkan menerusi sewaan ialah sebanyak RM37.04 Juta.
7.    Pengurusan Bangunan Secara Sistematik Dan Efisien
Secara dasarnya, terdapat 16 bangunan di bawah seliaan Jabatan yang perlu disenggara dengan sistematik dan profesional bagi memperoleh “best value for money”. Oleh yang demikian, senggaraan yang berkesan memerlukan pendekatan yang strategik dan komprehensif seperti senggaraan terancang dengan menganalisa rekod senggaraan terdahulu dan membuat ramalan kerosakan yang bakal berlaku disebabkan oleh ‘wear and tear’. Penilaian objektif terhadap kontraktor atau agen pengurusan yang dilantik juga akan dibuat untuk memastikan kualiti kerja dan meningkatkan jangka hayat bangunan seterusnya memastikan sifar aduan daripada pengguna. Sebarang aduan kerosakan yang diterima akan diselesaikan secara efektif dan mengikut tempoh yang ditetapkan.
8.    Penjimatan Penggunaan Tenaga Elektrik
Bagi mencapai hasrat perbelanjaan secara terkawal dan berhemah, Jabatan merancang untuk mengadakan kempen penjimatan penggunaan tenaga sebanyak tiga (3) kali pada tahun 2017. Di samping itu, penyelarasan semula jadual operasi sistem pendingin hawa di bangunan-bangunan FELDA berupaya mengurangkan penggunaan elektrik sebanyak 10%.
TOP