Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) - Unit Komunikasi Korporat

Komunikasi Korporat

LATAR BELAKANG

Mulai Januari 2015, Unit Komunisi Korporat yang dulunya berstatus jabatan meneruskan tumpuan kepada mengurus dan memudahkan komunikasi dalaman dan luaran FELDA, di samping bertujuan untuk meningkat dan mengekalkan reputasi positif FELDA. Unit ini juga berperanan dalam pengurusan data dan maklumat termasuk pelaporan serta bahagian khidmat pelanggan. Unit ini bertanggungjawab terus kepada Pengarah Besar FELDA dan dipecahkan menjadi enam seksyen iaitu :
 
- Perhubungan Awam
- Pengurusan Aduan dan Hal Ehwal Parlimen
- Komunikasi Dalaman dan Pengurusan Majlis
- Pengurusan Maklumat
- Pengurusan Tadbiran dan Kewangan
 

OBJEKTIF

1. Menyalurkan maklumat secara efektif dan efisien melalui media cetak, media elektronik dan media baharu.
 
2. Meningkatkan imej FELDA selaras dengan misi dan visi FELDA di bawah usaha penjenamaan semula FELDA.
 
3. Mengurus komunikasi dalaman dan luaran secara berkesan (surat edaran, laporan, e-mail, sms dan parlimen)
 
4. Pengurusan maklumat FELDA yang mampu capai (accessible).
 
5. Mengurus aduan berkaitan FELDA secara berpusat dan sistematik.

FUNGSI DAN PERANAN

 

1.0   PERHUBUNGAN AWAM

 

 

IBU PEJABAT

 

WILAYAH

 

 

RANCANGAN

 

 

      i.   Merancang pelan komunikasi, promosi dan program publisiti untuk segala aktiviti dan hal ehwal korporat FELDA bagi meningkatkan reputasi serta memperkukuh identiti dan imej FELDA  secara berterusan.

 

    ii.   Mengurus aspek perhubungan awam FELDA yang merangkumi hubungan media dan hubungan antara pihak luar dengan FELDA termasuk hubungan baik (rapport) dengan Jabatan Perdana Menteri dan agensi-agensi berkaitan

 

   iii.   Menyediakan dan mengedarkan analisis akhbar berkenaan isu semasa dan isu FELDA  kepada semua Ketua Jabatan serta menyediakan teks ucapan,

 

   iv.    Mengumpul maklumat dari media cetak dan data dalaman untuk penyediaan teks ucapan.

 

    v.   Menyediakan maklumat yang lengkap dan tepat bagi bahan edaran dan menggunakan secara efektif melalui saluran media cetak, media elektronik seperti video korporat, sisipan akhbar, buletin, newsletter dan sebagainya.

 

   vi.   Mengurus lawatan rasmi dan kunjungan pelawat rasmi.

 

 vii.   Mewujudkan unit studio FELDA yang bertaraf profesional, selaras dengan taraf industri, bagi mengurus pengambilan gambar dan merakam video program berimpak tinggi FELDA. 

 

 

 

 

 

 

 

 

   i.   Menyalurkan maklumat yang tepat dan terkini apabila diperlukan.

 

 ii.   Mematuhi standard operating prosedur komunikasi, media polisi yang ditetapkan oleh Jabatan Komunikasi Korporat dan Koordinasi.

 

iii.   Memantau dan memastikan maklumat yang akan diberi kepada warga peneroka dan pihak awam adalah tepat dan sahih.

 

iv.   Memastikan logo, kod warna dan motto FELDA yang betul digunakan dalam majlis atau program di peringkat negeri dan daerah.

 

i.   Menggunakan (utilize) institusi peneroka, penerokawati dan belia rancangan untuk menyampai atau menyalurkan maklumat kepada akar umbi.

 

ii.  Sentiasa mengemaskini data untuk tujuan ketepatan dan kesahihan maklumat

 

1.1   KOMUNIKASI DALAMAN & PENGURUSAN MAJLIS

 

 

IBU PEJABAT

 

 

WILAYAH

 

 

RANCANGAN

 

 

      i.   Mewujudkan dan memperkukuh komunikasi dalaman FELDA.

 

    ii.   Mengurus program rasmi FELDA secara tersusun dan sistematik, mengikut protokol yang betul..

 

   iii.   Memastikan penyampaian maklumat dilaksanakan seperti yang dirancang dan memenuhi keperluan pengurusan (seperti SMS Blasting, Website, E-mail, memo, surat edaran dan sebagainya).

 

   iv.   Menyelaras dan mengurus kerja-kerja percetakan dalaman (buku program, risalah, kad jemputan, akhbar 1Suara, akhbar Sisipan Utusan dan lain-lain berdasarkan permintaan dari semasa ke semasa).

 

    v.   Menguruskan penggunaan dewan dan bilik-bilik mesyuarat di bangunan Menara FELDA.

 

 

i.     Melaksanakan program yang ditetapkan serta menyediakan tempat dan peralatan yang memenuhi standard profesional.

 

ii.    Mengemaskini maklumat yang terkini dan tepat untuk sesuatu program dan bila diperlukan..

 

iii.  Mendapatkan maklumat dari rancangan untuk di panjangkan ke pihak ibu pejabat.

 

iv.  Menyalurkan maklumat dari Ibu Pejabat dengan berkesan kepada rancangan.

 

i.      Menggunakan (utilize) institusi peneroka, penerokawati dan belia rancangan untuk menyampai atau menyalurkan maklumat kepada akar umbi.

 

ii.     Mengemaskini maklumat yang tepat mengenai rancangan dan warga peneroka.

 

iii.   Menyampaikan maklumat yang tepat kepada warga FELDA

 

2.0   PARLIMEN & TUGAS-TUGAS KHAS

 

 

IBU PEJABAT

 

 

WILAYAH

 

 

RANCANGAN

 

 

      i.   Menyelaraskan jawapan parlimen dan mengurus hal ehwal berkaitan Parlimen.

 

 

     i.   Menyalurkan maklumat apabila diperlukan.

 

 

 

 

 

 

i.   Sentiasa mengemas kini data untuk tujuan ketepatan dan kesahihan maklumat

 

 

3.1   PENGURUSAN ADUAN (F1CC)

 

 

IBU PEJABAT

 

 

WILAYAH

 

 

RANCANGAN

 

 

      i.   Memantau, mengurus dan menyelaras maklum balas aduan dan cadangan yang diterima melalui akhbar, surat, laman web dan individu yang hadir sendiri, aduan yang diterima melalui Pusat Panggilan Setempat Kerajaan (1MOCC) serta Biro Pengaduan Awam, untuk memastikan sistem pengurusan aduan yang berkesan dan efisien melalui Sistem Panggilan Satu Pusat FELDA (F1CC) dan di direkodkan serta di dokumenkan secara sistematik.

 

 

i.      Mengambil tindakan segera dengan meneliti dan membuat siasatan terhadap aduan yang diterima. Memastikan juga aduan dapat diberi maklum balas ke Seksyen Aduan Ibu pejabat FELDA dalam tempoh ditetapkan untuk tindakan selanjutnya.

 

 

  i.      Membuat siasatan dan mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan sesuatu aduan untuk dilaporkan di peringkat Wilayah dan Ibu Pejabat.

 

 

4.0   PENGURUSAN TADBIRAN

 

 

IBU PEJABAT

 

 

WILAYAH

 

 

RANCANGAN

 

 

i.         Bertanggungjawab berkenaan cuti dan kehadiran petugas Jabatan.

 

ii.       Menyemak dan memastikan keperluan Jabatan seperti alat tulis, peralatan pejabat dan lain-lain, sentiasa mencukupi .

 

iii.      Memastikan proses pembekalan stok dilakukan mengikut prosedur dan norma yang telah ditetapkan oleh Pengurusan FELDA.

 

iv.     Bertanggung jawab terhadap urusan dokumentasi jabatan seperti Laporan KRA, KPI, 5S, MPK, Fail Meja dan lain-lain.

 

v.       Menguruskan hal-hal berkaitan bayaran kepada vendor yang terlibat dalam urusan peringkat Ibu Pejabat,  Wilayah dan Rancangan yang berkaitan Jabatan Komunikasi Korporat dan Koordinasi (UKK)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Memastikan dokumen berkaitan bayaran di semak kesahihannya sebelum dikemukakan kepada JKK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Menyemak dan mengesahkan kerja-kerja yang dijalankan telah dibuat dengan sempurna sebelum sebarang tuntutan dilakukan.

 

 

4.1   PANGKALAN DATA WARGA PENEROKA

 

 

IBU PEJABAT

 

 

WILAYAH

 

 

RANCANGAN

 

 

         i.      Menambahbaik sistem pangkalan data keluarga dan generasi baru yang sedia ada supaya lebih mudah dan fleksibel untuk digunakan oleh pengguna. 

 

       ii.      Memperkemaskan pemantauan Projek Pangkalan Data Warga peneroka dengan kerjasama jabatan/unit yang berkenaan, dan pihak wilayah.

 

      iii.      Disertakan rumusan data terkini dan data anggaran sepatut ada.

 

      iv.      Menyelaras program kesedaran mengenai kepentingan maklumat warga peneroka (data utama pengurusan FELDA) di peringkat wilayah dan rancangan.

 

       v.      Menyediakan laporan kepada pihak pengurusan tertinggi setiap 3 bulan.

 

 

 

 

 

 

Direktori FELDA

 

  1. Mendapatkan maklumat terkini daripada pihak Wilayah.

 

  1. Berhubung dengan Jabatan Sumber Manusia bagi mendapatkan data terkini petugas FELDA.

 

 

         i.   Mengenalpasti masalah yang dihadapi oleh pengguna di peringkat wilayah dan rancangan.

 

       ii.   Laporkan masalah berkaitan sistem kepada Unit Komunikasi Korporat bagi tujuan penambahbaikkan.

 

      iii.   Memastikan rancangan di bawah tadbiran wilayah masing-masing mengemaskini data keluarga dan generasi baru setiap bulan.

 

      iv.   Laporan data perlu dihantar kepada Unit Komunikasi Korporat 5hb setiap bulan.

 

    v.      Memantau proses memasukkan dan mengemaskini data oleh pihak rancangan.

 

   vi.      Membantu melaksanakan aktiviti/program kesedaran mengenai kepentingan maklumat warga peneroka kepada para petugas, pemimpin peneroka dan warga peneroka di peringkat rancangan.

 

 

Mengemaskini maklumat direktori wilayah dan rancangan serta menyalurkan maklumat tersebut kepada Unit Komunikasi Korporat FELDA.

 

 

i.      Laporkan masalah berkaitan sistem kepada pihak wilayah untuk tujuan penambahbaikkan.

 

ii.    Mengemaskini pangkalan data dengan maklumat yang tepat dan terkini.

 

iii.   Bekerjasama dengan institusi peneroka, penerokawati dan belia rancangan untuk mendapatkan data keluarga dan gen-F.

 

iv.  Membantu wilayah dan ibu pejabat dalam melaksanakan aktiviti/program kesedaran kepentingan data kepada para petugas, pemimpin peneroka dan warga peneroka

 

4.2   PELAPORAN

 

 

IBU PEJABAT

 

 

WILAYAH

 

 

RANCANGAN

 

 

   i.   Menyelaras dan mengurus kerja-kerja percetakan dalaman (buku program, risalah, dan lain-lain berdasarkan permintaan dari semasa ke semasa).

 

 ii.   Mengumpul, menyunting dan menyediakan Buku Program Kerja dan Laporan Tahunan setiap tahun, Laporan Suku Tahun setiap suku tahun, serta Laporan Prestasi Pengurusan dan Laporan Jabatan setiap bulan.

 

 

i.     Sentiasa mengemas kini data untuk tujuan ketepatan dan kesahihan maklumat.

 

ii.    Menggunakan buku program dan laporan sebagai rujukan dalam menjalankan tugas supaya selaras dengan Ibu Pejabat.

 

 i.   Sentiasa mengemas kini data untuk tujuan ketepatan dan kesahihan maklumat

 

 

ii.   Menggunakan buku program dan laporan sebagai rujukan dalam menjalankan tugas supaya selaras dengan Ibu Pejabat.

 

PROGRAM UTAMA

1    Pengurusan Majlis – Majlis Rasmi FELDA seperti:
    a.    Sambutan Hari Peneroka FELDA (sekreteriat)
    b.    Ihya’ Ramadhan (sekreteriat)
    c.    Penyampaian Zakat oleh YAB Perdana Menteri
2    Mesyuarat Pengurusan FELDA bersama YAB PM
3    Penerbitan buku Laporan Tahunan FELDA
4    Penerbitan buku Program Kerja FELDA
5    Penyelarasan tugas-tugas dan Isu/Aduan di Parlimen
6    Khidmat Pelanggan dan Pengurusan Aduan FELDA
7    Pengurusan Data dan Maklumat
8    Perhubungan awam:
    a.    Komunikasi Dalaman dan Luaran
    b.    Pengurusan Krisis
    c.    Perhubungan dan Pengurusan Media
9    Pengurusan IT
    a.    Hardware dan Software
    b.    System SKB /F1CC /SLIS /SILK

TOP